Nutzungsbedingungen (Terms of Use)

1. Präambel

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der von clariflow bereitgestellten Dienste zur KI-gestützten Übersetzung und automatischen Protokollierung von Gesprächen im Gesundheitswesen. Mit der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich mit diesen Bedingungen einverstanden.

2. Begriffsbestimmungen

• Anbieter: clariflow, der Betreiber der Plattform und der angebotenen Software-/Cloud-Dienste.
• Kunde: Die juristische Person/Einrichtung (z. B. Praxis, Klinik, Unternehmen), die einen Vertrag mit dem Anbieter schließt.
• Autorisierte Anwender: Natürliche Personen, die im Auftrag des Kunden handeln (z. B. Ärztinnen/Ärzte, Pflegekräfte, Mitarbeitende) und vom Kunden zur Nutzung berechtigt wurden.
• Nutzer (zusammen): Der Kunde und seine autorisierten Anwender.
• Inhalte: Vom Nutzer eingegebene, hochgeladene oder generierte Daten (einschließlich Audiodaten, Transkripte, Übersetzungen, Ausgaben der KI).
• Dienste: Sämtliche vom Anbieter bereitgestellten Softwarefunktionen, Schnittstellen, Websites, mobilen Apps und Supportleistungen.

3. Vertragsgegenstand – Kein Medizinprodukt, keine Beratung

• Die Dienste sind rein unterstützende Werkzeuge und stellen keine medizinische Beratung, Diagnose oder Behandlung dar. Sie sind nicht als Ersatz für professionelle Entscheidungen vorgesehen und kein Medizinprodukt.
• KI-Ausgaben können fehlerhaft, unvollständig oder voreingenommen sein. Nutzer müssen alle KI-Ausgaben eigenverantwortlich prüfen und bleiben für Entscheidungen, Dokumentationen und Maßnahmen vollumfänglich verantwortlich.

4. Nutzungsvoraussetzungen und Pflichten der Nutzer

• Der Kunde stellt sicher, dass autorisierte Anwender fachlich qualifiziert sind und die Dienste nur im Rahmen der geltenden Gesetze (insb. DSGVO, berufsrechtliche Vorschriften, ggf. HIPAA) nutzen.
• Der Kunde ist verantwortlich für die Einholung aller erforderlichen Einwilligungen (z. B. von Patientinnen/Patienten) und die rechtmäßige Verarbeitung sensibler Daten.
• Nutzer prüfen alle von der KI erzeugten Inhalte, bevor diese in Akten, Abrechnungen oder Kommunikation übernommen werden. Eine automatische Übernahme ohne menschliche Kontrolle ist unzulässig.
• Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Der Kunde haftet für Handlungen seiner autorisierten Anwender.
• Der Nutzer verpflichtet sich, die Dienste nicht rechtswidrig zu verwenden, insbesondere keine Rechte Dritter zu verletzen, keine Malware einzubringen, keine Sicherheitsmechanismen zu umgehen und keine nicht autorisierten Aufnahmen anzufertigen.

5. Datenschutz & Datensicherheit

• Der Anbieter setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Daten um (z. B. Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, Zugriffskontrollen).
• Der Anbieter garantiert keine absolute Sicherheit. Ein Restrisiko kann trotz größtmöglicher Sorgfalt nicht ausgeschlossen werden.
• Die Datenverarbeitung richtet sich nach der geltenden Datenschutzerklärung. Soweit erforderlich, werden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV/BAA) abgeschlossen.
• Sofern der Kunde eine Speicherung wünscht, erfolgt diese nur im Rahmen der Vereinbarungen; andernfalls werden Daten standardmäßig nur vorübergehend verarbeitet bzw. gelöscht, soweit gesetzlich zulässig.

6. Sicherheitsvorfälle

• Bei einem bestätigten Sicherheitsvorfall informiert der Anbieter den Kunden nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben und ergreift angemessene Abhilfemaßnahmen.
• Soweit gesetzlich zulässig, haftet der Anbieter für Schäden aus Sicherheitsvorfällen nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Der Nutzer bleibt für eigene Compliance-Pflichten (Meldepflichten, Benachrichtigungen) verantwortlich.

7. Beta-/Vorabversionen

Funktionen, die als Beta, Preview oder ähnlich gekennzeichnet sind, werden ohne Gewährleistung bereitgestellt und können Fehler enthalten, unterbrochen oder eingestellt werden. Ihr Einsatz erfolgt auf eigenes Risiko; erhöhte Sorgfalt und zusätzliche Überprüfung sind erforderlich.

8. Drittanbieter-Dienste

Die Dienste können Komponenten Dritter (z. B. Cloud- oder KI-Infrastruktur) einbinden. Für Leistungen und Verfügbarkeiten dieser Dritten übernimmt der Anbieter keine Verantwortung; es gelten deren Bedingungen. Der Anbieter achtet auf hohe Sicherheits- und Compliance-Standards der eingebundenen Anbieter.

9. Rechte an Inhalten, Lizenz zur Verarbeitung

• Der Kunde bleibt Eigentümer seiner Inhalte. Der Kunde gewährt dem Anbieter und den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern eine nicht-exklusive, weltweite, widerrufliche Lizenz, Inhalte zur Vertragserfüllung zu verarbeiten (Übertragen, Speichern – falls vereinbart –, Transkribieren, Übersetzen, Analysieren).
• Ohne ausdrückliche Zustimmung werden Kundendaten nicht zum Training generischer Modelle verwendet.

10. Gewährleistungsausschluss

Die Dienste werden “wie besehen” und “wie verfügbar” bereitgestellt. Soweit gesetzlich zulässig, übernimmt der Anbieter keine Gewähr für Genauigkeit, Vollständigkeit, Eignung für einen bestimmten Zweck, unterbrechungsfreie Verfügbarkeit oder Fehlerfreiheit. Dies gilt insbesondere für KI-generierte Inhalte, die sachlich falsch, unvollständig, missverständlich oder voreingenommen sein können.

11. Haftungsbeschränkung

• Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung des Anbieters – gleich aus welchem Rechtsgrund – auf Fälle von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit beschränkt.
• Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), jedoch der Höhe nach begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, typischen Schaden.
• Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Folgeschäden,Schäden aus Datenverlust oder Geschäftsunterbrechung ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
• Gesetzliche zwingende Haftungen, insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bleiben unberührt.
• Der Gesamthaftungsumfang des Anbieters ist – soweit gesetzlich zulässig – insgesamt auf die vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis gezahlten Entgelte begrenzt.

12. Freistellung (Indemnity)

Der Kunde stellt den Anbieter, seine Organe, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen oder vertragswidrigen Nutzung der Dienste durch den Kunden oder seine autorisierten Anwender resultieren (einschließlich angemessener Rechtsverfolgungskosten).

13. Verfügbarkeit, Wartung, Änderungen

• Der Anbieter ist um eine hohe Verfügbarkeit bemüht, kann jedoch keine garantierten SLAs ohne gesonderte Vereinbarung zusichern.
• Wartungen, Updates und Änderungen können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Der Anbieter ist berechtigt, Funktionen anzupassen oder einzustellen, sofern berechtigte Interessen des Kunden gewahrt bleiben.

14. Laufzeit, Kündigung & Sperre

• Soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, kann der Vertrag von beiden Parteien mit angemessener Frist zum Monatsende gekündigt werden.
• Der Anbieter kann den Zugang aus wichtigem Grund sperren oder kündigen (z. B. bei Rechtsverstößen, Missbrauch, Zahlungsverzug).
• Nach Vertragsende löscht oder gibt der Anbieter Daten gemäß den Vereinbarungen und gesetzlichen Vorgaben zurück, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

15. Änderungen dieser Bedingungen

Der Anbieter kann diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern. Über wesentliche Änderungen wird der Kunde rechtzeitig informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb der mitgeteilten Frist, gelten die Änderungen als angenommen; hierauf wird der Anbieter gesondert hinweisen.

16. Anwendbares Recht, Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ausschließlicher Gerichtsstand – sofern gesetzlich zulässig – ist Berlin. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften bleiben unberührt.

17. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt diejenige wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

18. Kontakt

Bei Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen kontaktieren Sie uns bitte unter info@clariflow.de.